Die Erfassung der Personaldaten erfolgt entsprechend dem beigefügten Funktionsmuster. Jedem Erzieher wird eine Einrichtung und wenn erforderlich auch die entsprechende Gruppe zugeordnet. Darüber wird die Verbindung zur Einrichtung bis hin zum Kind hergestellt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Status. Eintragungen können hier z.B. sein Schwanger, Schwerbehindert, Erziehungsurlaub u.ä. Die Liste der Eintragungen ist frei erweiterbar.
Um einen Überblick zu den Ausfallzeiten zu erhalten, können pro Mitarbeiter u.a. die Weiterbildungen, Krankheiten, Urlaub, Kuren und Krankschreibung mit Kind erfasst werden. Diese Ausfallzeiten werden in den Auswertungen berücksichtigt